Как вести КУДиР и для кого этот документ обязателен

КУДиР – что это и где её взять

Так называется журнал или книга, в которой предприниматели и юридические лица учитывают все свои доходы и расходы, если они находятся на общем режиме налогообложения, ЕСХН или упрощёнке.

Если предприниматель оформил патент, то ему нужно следить только за своими доходами, а самозанятым ИП её вести вообще не обязательно.

Обратите внимание. Если у вас одновременно ИП и ООО или другое юридическое лицо, то потребуется завести сразу 2 КУДиР для учёта, как и в случае, если у бизнесмена задействованы сразу две системы налогообложения.

КУДиР может потребоваться при проверке налоговой инспекцией — если её не окажется на месте, будет заполнена некорректно или будет неверно вестись учёт, то бизнесу выпишут штраф. Ещё книгу могут попросить предоставить в банке перед тем, как оформить предпринимателю или юрлицу кредит.

Существует ещё несколько причин, по которым нужно вести КУДиР. Например, она помогает:

• посчитать налогооблагаемую базу для учёта;
• сдать декларацию без ошибок и корректно заплатить налоги;
• отразить все доходы и расходы, выполнить расчёты перед и во время налоговой проверки;
• контролировать доходы, если предприниматель применяет УСН;
• показать, куда расходуется целевое финансирование, например, государственная субсидия.

При оформлении кредита на развитие бизнеса потребуется больше документов, чем если кредитование потребуется физическому лицу. Но если у предпринимателя или юрлица уже открыт расчётный счёт в Локо-Банке и есть КУДиР, то процент одобрения намного выше.

В налоговом кодексе не указано, в каких случаях налоговая не имеет права запрашивать журнал, поэтому его лучше держать в актуальном состоянии и предоставлять по первому требованию инспекции. Так бывает при выездной или камеральной проверке.

Например, такая проверка может быть назначена, если:

• по расчётному счёту не такое движение средств, как отражено в декларации — другие операции, движется больше или наоборот, значительно меньше средств, нет учёта отдельных операций;
• есть расходы целевого финансирования, которые необходимо подтвердить;
• выбрана льготная система налогообложения, но доходы по ней подходят к верхнему лимиту, поэтому требуется подтвердить право на дальнейшее получение льгот;
• есть расхождения в первичных документах и необходима их сверка;
• систематически поступает исключительно минимальный налог;
• налогоплательщик оформил налоговые каникулы;
• у инспекторов остались вопросы после проверки декларации.

Базовые правила заполнения КУДиР

Книгу нужно начать заполнять сразу после регистрации ИП или юрлица. Каждый календарный год заводится новая КУДиР, даже если бизнес был зарегистрирован в декабре или до этого его не вели. Даже в этом случае будет, что вписать в журнал: например, уплаченные налоги или страховые взносы.

Вести журнал можно в любом удобном виде — электронном или бумажном. Это решает предприниматель или его бухгалтер. В конце года её следует распечатать и заверить печатями организации. Также можно вести в некоторых онлайн-сервисах.

Для каждого налогового режима есть своя форма, по которой нужно вести книгу, а также порядок её заполнения. Но есть и общие правила, которых нужно придерживаться вне зависимости от формы организации и выбранного налогового режима:

• Писать все суммы в рублях. Если доходы или расходы у организации происходят в любой другой валюте, то необходимо пересчитывать в рубли по официальному курсу Центрального Банка на дату операции — зачисления или оплаты. Указывать нужно не только рубли, но и копейки.
• Соблюдать хронологию. Все операции учитывают на основании первичных документов — например, актов приёмки по выполненным работам, товарным накладным, авансовых отчётов и других данных. С помощью этих документов подтверждают перемещение товаров, их оплату и продажу.
• Каждый налоговый год новая книга. Каждый период с 1 января по 31 декабря должен иметь собственный документ. Если бизнес был зарегистрирован в середине года, то начинают вести с даты открытия. В конце года все листы журнала нумеруют и прошивают, а на последней странице указывают общее количество листов. Также на последней странице ставят печать организации и подпись.
• Вести по кассовому методу. Учитывается только реальный доход и расходы, которые организация понесла в текущем периоде.
• Заверять ошибки. Журнал нужно заполнять от руки, а каждую помарку и исправление заверять печатью организации.
• Заполнять даже без деятельности. Если бизнес не имел доходов и расходов целый год — всё равно нужно заполнить журнал и проставить нули в графах.

Обратите внимание. Когда год заканчивается, книгу нужно заверить в ФНС всем, кроме ИП, которые работают на патенте или УСН. Если налогоплательщик действует на системе ОСНО или ЕСХН, то он должен предоставлять журнал для проверки в ФНС.

Перед проверкой нужно распечатать все пять разделов. Но заполнять придётся только те, что соответствуют выбранной системе налогообложения. Сдать книгу нужно до 31 марта года, который наступит после отчётного. Например, если компания сдавала КУДиР за 2022 год, то ей нужно было это сделать до 31 марта 2023 года.

Срок хранения КУДиР

Помните о том, что каждую книгу нужно хранить минимум пять лет. Например, если убытки списываются в течение десяти лет, то и КУДиР должна весь этот срок храниться в компании или у ИП, а потом ещё пять лет с момента, когда она понадобится в последний раз.

Для кого обязательно ведение КУДиР

Вести журнал обязательно для:

• предпринимателей и юрлиц на УСН;
• предпринимателей, которые выбрали ОСНО, ЕСХН и даже на патенте.

Все обязательства и правила прописаны в налоговом кодексе в статье 346. Обратите внимание: сейчас это необходимо делать всем предпринимателям вне зависимости от их системы налогообложения, даже для тех, кто освобождён от подачи декларации.

Если бизнесмен открыл сразу ИП и юрлицо, ему придётся вести две книги, а если для разных направлений бизнеса были выбраны разные системы налогообложения, то для каждой системы потребуется по одному журналу.

Ведение КУДиР при УСН

Для этого налогового режима нужно скачать или купить в бумажном виде книгу целиком, но заполнение понадобится не для всех разделов, а только для 1 и 4.

На титульном листе прописывают всю информацию о бизнесе, включая его юридический адрес, полное наименование и расчётные счета, которые есть у предпринимателя.

Для всех, кто работает на упрощёнке, применяется кассовый метод. Это значит, что все доходы отражаются в журнале только в момент, когда поступают деньги. Например, если покупатель обещает принести оплату через месяц, то и в КУДиР она появится в день зачисления.

В первом разделе прописываются все поступившие деньги в хронологическом порядке их прихода на счёт или в кассу. Все операции разносят в журнале по каждому кварталу отдельно.

Для каждого зачисления указывают:

• реквизиты первички — номер документа, дату, ответственных (при необходимости);
• содержание — например, «аванс от ИП Богданов по дог. от 30.09.24 года»;
• сумму по операции — вносится в графу 4.

Важно указывать все доходы, которые перечислены в НК РФ и участвуют в расчёте налога. В стандартном случае сюда входят все доходы от реализации, возможной безвозмездной передачи имущества и внереализационные доходы: например, от сдачи помещений в аренду. Если есть другие доходы, то их не придётся указывать. Так, если в распоряжение поступило имущество в соответствии с договором целевого финансирования, то оно не попадает в налогооблагаемую базу.