Как правильно выставить счет на оплату

Какой должна быть форма счёта

Форма счёта — это документ, с помощью которого покупателю можно объяснить, что пришло время оплатить товары, услуги или работы. В нём должно быть всё необходимое для совершения оплаты: кому, куда и каким образом нужно перечислить деньги.

Счёт используют в деловом обороте, но обычно это не первичный учётный документ. В нём просто содержатся все важные сведения о выполнении платежа и расчётные счета сторон. Его задача — упростить расчёты, исключить возможные вопросы и стать дополнительным элементом для сопровождения сделки в бизнесе любой ниши.

Обычно для его составления нужна следующая первичная документация:

• договор купли-продажи или оказания услуг;
• акт выполненных работ;
• торговые и транспортные накладные.

В соответствии с выводами из писем Минфина, стать первичным учётным документом счёт может, если он будет:

• подтверждать, что была совершена операция;
• содержать все нужные для оплаты реквизиты.

Зачем нужен такой счёт:

• убрать путаницу с оплатой — сумма и сроки будут указаны;
• собрать реквизиты в одном документе — не нужно искать и отдельно запрашивать;
• помогает дисциплинировать покупателей и заказчиков — можно отдельно указать, до какой даты нужно оплатить;
• обладает юридической силой — если появится спор или дело окажется в суде.

Выставлять его можно по факту оказания услуг/поставки продукции или авансом. В первом случае покупатель сначала получает то, о чём договорились стороны, а затем это оплачивает. При выборе оплаты авансом он сначала вносит предоплату в оговорённом размере — от 10% до 100%, затем получает товар или услугу, после чего вносит остаток платежа.

В основном счёт на оплату используют в бизнесе, когда все расчёты ведутся в безналичной форме, но это не значит, что его нельзя применить при наличных расчётах или если продукция была поставлена бесплатно.

Обязательные пункты в счёте и как его заполнять

Это простой документ с точки зрения делопроизводства, но чётких правил его составления и заполнения не существует. Какие пункты обязательно нужно указать:

• получатель — его наименование, ИНН, КПП и реквизиты счёта;
• название документа — посередине, а также его номер в соответствии с внутренним документооборотом и дата оформления;
• грузополучатель — контрагент, которому будет доставлен груз, может совпадать с получателем или нет;
• список оказанных услуг или проданных товаров — можно реализовать в виде простой таблицы или списком (подробная информация должна содержаться в первичной документации);
• НДС — если товары или услуги с НДС, это нужно указать и выделить отдельной строкой;
• ответственные лица — с обеих сторон, печати ставят по желанию.

Помните о том, что недостаточно просто поставить подпись, необходимо раскрыть сведения, кто именно поставил подпись.

Составлением счетов занимается бухгалтер или сам ИП, если у него нет работников. Составляется в двух экземплярах: по одному для поставщика и заказчика.

Если для работы используется любая бухгалтерская программа или специальный сервис, то в нём автоматически заполняются все данные и формируется готовый к распечатке документ.

Как указать стоимость в счёте

Этот параметр может меняться даже несколько раз в день. Поэтому при заполнении счёта нужно обязательно указать срок оплаты: клиент должен оплатить свою покупку до определённой даты и часа. Дата должна быть в том же периоде, что договор или любой другой основной документ.

Все сроки оплаты и действия документа можно указывать в комментариях, чтобы не создавать для них отдельный пункт.

Что такое адрес для выставления счёта

Так называется фактический адрес клиента, куда нужно было бы отправить счёт, если бы он отправлялся почтой.

Как он выглядит:

• для юрлиц — юридический адрес главного офиса фирмы, он всегда совпадает с адресом, который указывается в выписке ЕГРЮЛ;
• для ИП — место регистрации предпринимателя, совпадает с тем, что указано в месте постоянного или временного проживания;
• для физлиц — место, где временно или постоянно проживает физическое лицо.

Помните, что адрес, на который выставляется счёт и место, куда будет доставлен товар, могут различаться. Например, логично, если покупатель хочет доставить товары в один из своих магазинов, а не в головной офис.

В этом случае адрес, по которому будут выполняться работы или доставляться товары, указывается в первичных документах, например, в транспортной накладной или акте выполненных работ.

Адрес выставления счёта при этом не меняется, так как он нужен для идентификации лица и переписывается из раздела реквизитов сторон.

Что такое договор-счёт

Этот документ обычно используется для заключения небольших сделок любого бизнеса. В этом случае договор становится сразу счётом и соглашением на операцию.

В нём прописывают:

• сведения по услугам или товарам — что и в каком объёме будет поставлено;
• указывают условия поставки — какой партией, в какие дни или в течение какого периода;
• порядок возврата — если покупателя не устроит качество, количество или своевременность поставки;
• сумма и идентификационные данные — вся необходимая информация для расчётов.

Обратите внимание. Счёт-договор можно использовать без счёта на оплату, а наоборот это не работает.

Образец счёта на оплату с НДС и без НДС

Реквизиты банка получателя: название, ИНН/КПП, БИК, р/с, к/с, ОКПО

Реквизиты банка отправителя: аналогично.

Счёт №________ от 06.10.2024 года

Поставщик: название компании, адрес, телефон, электронная почта

Покупатель: название организации, адрес, телефон, электронная почта

Итого: 1000 ₽

В том числе НДС: 200 ₽

Всего к оплате: 1000 ₽

Всего наименований 2 на сумму 1000 ₽.

Одна тысяча рублей.

Руководитель: ________________

Бухгалтер: ___________________

Помните о том, что ИП подписывается один раз, а для любого юрлица это две строки —руководитель и бухгалтер.

Все плательщики НДС включают сумму налога в цену и выделяют этот момент отдельной строкой «в том числе НДС».

Если товары считаются без НДС, то в документе нет строки про налог. Последней строкой перед подписями руководителей нужно объяснить причину освобождения от налога. Например, «НДС не облагается в связи с применением УСН на основании статьи 346 НК РФ».

Важно помнить, что нельзя пропускать срок сдачи счёта-фактуры — дата её оформления должна совпадать с датой, когда был выставлен счёт, не позже пяти дней с момента, когда был отпущен товар или предоставлена услуга.