Письмо о возврате денег на расчетный счет

В каких случаях составляется письмо

Среди частых причин возврата средств можно выделить::

• деньги были перечислены ошибочно;
• договор был расторгнут или его условия изменились;
• отправили лишнюю сумму сверх оговорённой;
• указали в назначении платежа реквизиты документа, который не существует или прекратил своё действие.

Чтобы вернуть деньги обратно на счёт или отправить назад в случае лишних поступлений, потребуется создать и направить требование поставщику. Это может выглядеть как заявление на возврат из-за отказа от товара или пояснительное письмо с описанием ошибки при перечислении на счёт.

Например, так происходит, если деньги были переведены по ошибке: если бухгалтер ошибся и отправил поставщику денег больше, чем было согласовано. Или перевёл денежные средства контрагенту, с которым его организация уже не работает. Кстати, в случае изменения условий по договору такое письмо о возврате тоже может понадобиться.

Во всех этих ситуациях, когда деньги уже ушли с расчётного счёта организации, следует подготовить письмо и отправить его получателю денежных средств. Всё, что контрагент получил по ошибке, он должен вернуть обратно отправителю, иначе это становится преступлением — незаконным обогащением, подробности которого раскрыты в статье 1102 ГК РФ. Это может вызвать вопросы у налоговой.

Обратите внимание. Если пришёл некачественный товар, то стоит составить письмо, а вместе с ним — накладную по форме ТОРГ-2 и акт о выявленных недостатках поступившей продукции.

Так как ошибочные перечисления не входят в рабочий оборот компании, то по ним не выделяют НДС, не выставляют их к выплате или вычетам по НДС. Если платёж ушёл в валюте, то может возникнуть разница в курсах на момент отправки и обратного получения суммы. Это не значит, что нужно возвращать сумму больше или меньше в зависимости от перемены курса. Просто отправителю следует добавить к назначению платежа информацию о возврате и указать реквизиты письма.

Когда можно не запрашивать деньги обратно

Не требовать деньги обратно можно в случае, если компании работают в режиме «продавец-покупатель» и сумма, которую отправили ошибочно, можно зачесть в счёт других документов.

Например, так можно сделать, если будут ещё поставки, которые тоже необходимо оплачивать. В этом случае можно скорректировать назначение и учесть платёж на будущие периоды.

Представим ситуацию. У компании открыт расчётный счёт в Локо-Банке, и перевод уже выполнен. Новая поставка ещё не согласована, и контрагент должен вернуть деньги, но в его банке за отправку ошибочно перечисленных денежных средств ему придётся заплатить комиссию. Важно не множить операции и не заставлять коллегу тратить лишние деньги, а учесть их для будущих поставок.

Обратите внимание. Если актуальных взаимоотношений между компаниями нет, то так сделать нельзя. Всю сумму нужно вернуть обратно, а также отразить это в документации обеих организаций.

Неважно, по какой причине ошибся бухгалтер, это не указывается в документах. Зато нужно обсудить с контрагентом учёт этой суммы и сделать его аналогичным: проводки обеих сторон должны получиться зеркальными и подтверждаться.

Как составить письмо

Для этого документа нет специальной формы, поэтому его можно оформить в произвольной форме. Желательно распечатывать письмо на фирменном бланке организации — так его проще идентифицировать, а часть данных о фирме предоставляется автоматически.

Что обязательно нужно указать в документе:

• данные о вашей организации — название, юридический адрес, ИНН, КПП, счёт;
• кому предназначается письмо — обычно здесь указывают ФИО и должность непосредственного руководителя, с которым работала фирма, но также можно генерального директора или владельца;
• исходящий номер — очередной среди всей корреспонденции, которая отправляется из компании;
• дату составления — необходимый реквизит, она должна быть на день ошибочной транзакции или позже;
• наименование — «письмо о возврате денег»;
• текст — в этой части нужно в свободной форме пояснить, с какого р/с и почему произошла транзакция, по какому платёжному поручению переведены деньги и по какому договору, а также сформулировать просьбу о возврате в течение определённого времени обратно на счёт и указать сумму;
• приложения — копии платёжных документов, которые могут подтвердить наличие перевода.

В конце обязательно ставится подпись руководителя, у которого есть право на согласование таких действий, и печать компании. При желании можно составить сразу несколько бумаг и отправить руководителю контрагента, в их бухгалтерию.

Важно не допускать просторечных и фамильярных высказываний. Текст должен строиться в официально-деловом нейтральном стиле. Проверьте перед отправкой на орфографические и иные ошибки.

Обратите внимание. Рекомендуем также приложить акт сверки взаиморасчётов с контрагентами. Он поможет внести ясность и определить, когда был выполнен перевод, а также помочь избавиться от расхождений в учёте.

Образец письма о возврате денежных средств

ООО «…..»

Адрес: индекс, город, улица, дом

ИНН, КПП, рабочий телефон

Кому (ФИО, должность)

Исходящий № ___

дата составления

Письмо о возврате денег на расчётный счёт

На ваш расчётный счёт ошибочно перечислены денежные средства в размере Х рублей 00 копеек (прописью) в соответствии с платёжным поручением от (дата) по договору № от (дата). Это произошло из-за сбоя в рабочей программе/ошибки в расчётах.

Просим: вернуть/учесть в будущие взаимоотношения.

Подпись, должность.