Расходный кассовый ордер: форма и порядок заполнения

В каких случаях применяется РКО

Этот документ нужен для всех случаев, когда компания выдаёт деньги. Кратко его называют РКО, полностью он называется расходным, а так как все операции с деньгами считают кассовыми — то и кассовым ордером.

РКО нужен, когда:

• возвращаются средства за товар;
• выплачивается зарплата или матпомощь работнику;
• выдаются деньги ответственному сотруднику под отчёт;
• выдаются средства отдельному подразделению компании для проведения кассовых операций;
• сдаётся излишняя наличность в банк и зачисляется на расчётный счёт;
• для других одобренных законом целей

Кстати, если расходы касаются возвратов для покупателей, то оформлять РКО на каждую сумму или клиента не придётся. Достаточно выбить чеки с признаком «Возврат прихода». А затем — в конце смены создать единый РКО, в котором будут перечислены нарастающим итогом все документы и суммы за день.

Как заполнить РКО

Важно правильно оформлять документ, так как за некорректное заполнение предусмотрены штрафы. Заполнять необходимо по специальной унифицированной форме КО-2 и в одном экземпляре. Другие варианты не предусмотрены и не считаются действующими.

Обратите внимание. ИП может создавать расходные ордеры или вообще отказаться от этого процесса.

Есть несколько правил, которых следует придерживаться для корректной подготовки документа:

• создавать один экземпляр — не требуются копии или дубликаты для получателя, это внутренняя отчётность;
• оформлять строго в день выдачи — нельзя составлять за день до планируемой выдачи или через неделю после;
• отмечать в журнале учёта — это первичка, поэтому важно не забывать фиксировать РКО в соответствии с формой;
• обязательно нумеровать — все бумаги первички имеют персональные номера, причём для приходных и расходных ордеров ведут отдельные учёты;
• следить за нумерацией — в течение года её нельзя прерывать, но каждый год её нужно начинать заново.

Обратите внимание. Выдавать деньги из кассы или р/с можно только в случае, если РКО составлен корректно, в соответствии с формой.

Краткая инструкция по заполнению

Важное правило: нельзя вносить исправления в расходный ордер. Если во время оформления произошла ошибка или помарка, следует уничтожить текущий документ и начать заполнять сначала. Не получится также исправить и заверить печатью компании —только новый вариант документа.

Что нужно заполнить по разделам:

• Организация. Обязательно указать форму: ИП, ООО, АО или другую, а также полное название.
• Код по ОКПО. Проставлять в соответствии с данными из Росреестра. Если номер не присвоен по любой причине — ставится прочерк.
• Выдать. ФИО получателя.
• Основание. В этой строке нужно вписать, в чём содержание проводимой транзакции. Например, «заработная плата за вторую половину октября 2024 года».
• Приложение. Следует указать даты и номера документов, на основании которых делается расход.
• Сумма прописью. Полностью прописать сумму, первая буква — заглавная, копейки тоже обязательны. Строка должна соответствовать сумме цифрами.
• По. Здесь указать документ, удостоверяющий личность человека, которому выдаются деньги.

Не нужно ставить штамп или печать на РКО: этого нет в форме, только на усмотрение бухгалтера компании. А вот подписи ответственного, выдающего и получающего лица необходимы.

Ответственным по умолчанию является кассир, но если владелец ИП сам работает с наличными и не имеет в штате бухгалтера, то он тоже может создавать и подписывать расходные ордеры.

Получатель должен лично расписаться, указать свои ФИО и дату получения средств. Полностью оформленный расходник должен остаться в кассе, на руки получателю не выдаётся.

Образец РКО

Ниже мы подготовили примерную форму со всеми полями, заполнение которых обязательно для любой компании.

Номер расходного кассового ордера: 073

Дата: 06.10.2024

Получатель: Иванова А.А.

ИНН получателя: 1234567890

КПП: 987654321

Наименование организации: ООО «Иванов и К»

Адрес получателя: г. Москва, ул. Ленина, 10

Назначение платежа: оплата за услуги связи за сентябрь 2024 года

Сумма к выдаче: 3000 ₽

В том числе НДС (20%): 500 ₽

Сумма без НДС: 2500 ₽

Касса: Касса №2

Код кассы: 001

Подпись получателя: ____________ (Яковлева А.А.)

Подпись кассира: ____________ (Сидоров С.С.)

Контрольная информация:

Счёт-фактура: № 123 от 30.09.2024

Дата документа: 30.09.2024

Примечание: оплата произведена наличными.

Обратите внимание. Как и все другие кассовые документы, РКО обязательно следует хранить в компании минимум пять лет после его исполнения. Исключение — случаи, когда этот срок почти закончился, но по конкретному расходному кассовому ордеру появились разногласия. Тогда документы хранят до тех пор, пока не будет завершён спор или суд не вынесет решение по делу.