Скан договора – законный документ?

Согласно Гражданскому кодексу РФ, все договоры должны заключаться в письменном виде – то есть через подписанные всеми сторонами документы. Устные сделки законными не являются.

Закон предписывает некоторым видам сделок обязательное бумажное оформление. Это касается тех случаев, когда необходимо нотариально заверить сделку, и когда договор нуждается в госрегистрации. Как правило, в сделках с недвижимым имуществом. То есть в этих случаях электронные копии документов не подойдут. Они должны быть подписаны обеими сторонами лично, даже если речь идет о разных городах или странах.

В остальных случаях закон не требует личных подписей руководителей или уполномоченных сотрудников, поэтому можно подписать документ одной стороной, отсканировать и выслать через интернет.

ГК РФ не запрещает обмен документами посредством электронной почты или факса, однако есть два принципиальных момента:

• необходимо иметь доказательства принадлежности данной электронной почты одной из сторон, заключающей договор. То есть в случае суда компании придется доказать, что это корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;
• документ должен продолжать храниться в электронном виде (например, в облаке, в электронной почте или на жестком диске).

Многие фирмы годами отправляют друг другу сканированные копии договоров, расплачиваются по ним и не задаются вопросами законности электронного документообмена, пока у кого-то из партнеров не возникают какие-либо претензии. Но если дело дойдет до суда, одной из сторон придется доказывать, что и сканированный договор обладает такой же юридической силой, как его бумажный собрат.

Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. При этом электронную подпись будет необходимо купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.

Во-первых, в документе должна присутствовать примерно следующая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Во-вторых, договор необходимо дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

После включения этих пунктов в договор, электронной подписью становится сам адрес электронной почты. Именно поэтому передавать логин и пароль от почты никому категорически нельзя. Почему это важно? Потому что партнер, который уже дошел до суда, вполне может заявить, что данный электронный ящик мог кто-то взломать. Или, к примеру, сказать, что этой почтой пользовались неизвестные лица. По-хорошему электронные адреса для документооборота необходимо обозначить в реквизитах обеих сторон и пересылать все документы нужно будет именно на эти электронные адреса.

Судебная практика показывает, что большее доверие вызывают те электронные ящики, которые зарегистрированы на домен компании. Такие как 123@rbt.ru или 123@gromimolniya.ru. К общедоступным адресам типа 123@mail.ru, 123@yandex.ru или 123@rambler.ru доверия меньше.

Покупка домена – стандартная процедура, когда фирма подписывает договор с продавцом таких платформ, и после домен официально принадлежит только этой компании. Работать в такой почте смогут исключительно сотрудники данной фирмы. Есть примеры судебных разбирательств, когда суд подтвердил правомерность переписки, которая велась с доменов компании, причем не обязательно через те электронные адреса, которые были указаны в договоре. Тот факт, что переписка велась с электронных ящиков одного доменного имени и подтвердил, что документы отправляли сотрудники одной компании, а значит договор считается заключенным. В этой ситуации советуем проверять только один момент – сотрудник, отправляющий и подписывающий договор, все же должен иметь соответствующие полномочия (быть руководителем или работать по доверенности).

Конечно, покупка собственного домена – хорошее решение для крупных и средних компаний. А что делать небольшим фирмам? Судебная практика богата разбирательствами, решенными в пользу тех фирм, которые обменивались документами по общедоступной почте. Но в таких случаях компании очень сложно доказать, что с общей почты переписку вел тот, кто уполномочен работать с документами. Поэтому мы все-таки рекомендуем приобрести собственный домен.



Что делать, если в договоре, например, условий об электронном обмене документами нет, а проблема возникла именно сейчас? И когда договор точно признают заключенным?

Согласно ГК РФкомпания не имеет права признавать договор незаключенным, если до этого эта фирма принимала исполнение договора. И такие разбирательства уже были в судах. Например, одна компания оплатила другой половину суммы по договору, а вторую переводить отказалась. Суд постановил – раз предоплата была, значит и договор был заключен. К слову, Верховный суд разъяснил, что договор признается заключенным в следующих случаях:

• когда компании переписывались в отношении какой-то сделки, обсуждали детали, высылали примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ и т.д.;;
• когда фирмы частично или полностью оплачивали суммы по сделке;
• когда сотрудники компаний подписывали акты, протоколы, согласования, и т.д.;
• когда партнеры заключали сопутствующие сделки;
• когда компании просили об отсрочке платежа.

В целом можно сказать, что компании вели работу по данной сделке. Причем доказательства об этой работе имеются – это не только сами документы по сделке, но и переведенные деньги, и письма. Есть в судебной практике и такие дела, где суд, даже невзирая на неподписанный договор, признавал сделку законной, потому что по договору была совершена предоплата.

Таким образом, работать по сканам документов вполне законно. Определенные риски есть в случаях, когда в договор не внесен пункт о приравнивании электронных документов к бумажным, когда у компании нет своего домена, или когда документооборот ведет сотрудник, у которого нет доверенности на подписание данных документов.