Возврат подотчетных сумм на расчетный счет

Что такое подотчётные средства

Работодатель может выдавать своим сотрудникам деньги на разные нужды организации — закупить канцелярию, оплатить партию поставщику, купить бензин для автомобилей. Подобные выплаты называются подотчётными. Их выдают на определённые нужды, за каждый потраченный рубль нужно отчитаться, а непотраченный остаток вернуть.

Порядок, в котором выдаются финансы, прописан в Указании ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014. Это может быть один из двух способов:

• наличные — выдаются в кассе организации;
• перевод на личный счёт работника или на корпоративную карту фирмы.

Компания должна организовать и соблюдать внутренний контроль для всех операций по деятельности предприятия. Руководитель определяет, кто и как будет контролировать выдачу средств под отчёт, указывает список лиц, которым можно выдавать финансы из кассы.

Если организация ещё не зарегистрирована, её необходимо правильно оформить, уведомить ФНС и фонды об открытии. Сделать это быстро и бесплатно можно в Локо-Банке. Для регистрации бизнеса через Локо-Банк понадобится оставить заявку и позже встретиться с сотрудником банка, чтобы передать необходимые документы. Всё остальное сделают за вас. Через 72 часа бизнес будет зарегистрирован, можно начинать работать.

В каких случаях подотчётные средства нужно вернуть

Возврат готовится в случаях, если:

• деньги не пришлось тратить — отменили покупку товаров, изменились условия;
• часть средств не потрачена — приобретение товаров или услуг для организации оказалось на меньшую сумму, сформировался остаток.

Работнику необходимо вернуть деньги в сроки, которые установила организация. Сумма, которую нужно будет вернуть, обычно определяется после проведения проверки авансового отчёта и его утверждения.

Отчитываться по наличным нужно в сроки, которые прописаны в указаниях ЦБ РФ:

• в течение трёх дней с момента выхода на работу;
• в течение трёх дней после окончания срока, на который они были выданы (этот период указывается в приказе руководителя перед выдачей).

Куда можно вернуть подотчётную сумму

Возврат возможен тем способом, который утвержден в фирме — наличными или безналичным способом с зачислением на р/с компании.

Вне зависимости от выбранного способа расчётов сотрудник должен приложить к отчёту подтверждающие расходы документы: акты, чеки, договоры, счёт-фактуры.

Бухгалтер проверит отчёт и все документы, рассчитает, сколько было потрачено, вычислит лишнюю оплату. Руководитель утвердит документы, а сотрудник вернёт рассчитанную сумму непотраченных средств.

Например, если открыть расчётный счёт ООО в Локо-Банке, каждая транзакция возврата получает свой номер и легко находится в системе. Все средства фирмы и их движение будут под постоянным контролем.

Как оформить возврат подотчётных средств на расчётный счёт

Законодательно не запрещено возвращать непотраченную часть выданных средств, но это не урегулировано в законах и актах до конца. Поэтому сначала руководителю организации следует закрепить порядок подобной операции в учётной политике или отдельным приказом.

Работник может самостоятельно внести остаток подотчёта на р/с предприятия. Для этого ему понадобятся реквизиты, также важно корректно указать назначение платежа.

Какие реквизиты нужны для безналичного возврата остатка суммы:

• полное название фирмы;
• ИНН/КПП;
• номер р/с;
• название банка, его БИК и корсчёт.

При необходимости можно сформировать выписку со всеми реквизитами для выдачи работнику.

Важно указать правильное назначение для платежа. Оно указывается в свободной форме, но должно чётко объяснять операцию. Например, можно прописать «Возврат остатка подотчётных средств».

Если правильно прописать назначение, это поможет избежать вопросов от налоговой и быстро объяснит расход подотчётных финансов при необходимости. У бухгалтера будут на руках чеки и прочие документы на потраченную сумму, а также поступление остатка с нужным назначением платежа.

При неправильном пояснении к платежу или его отсутствии налоговая инспекция может решить, что это доходы. Тогда эти деньги увеличат прибыль, придётся с неё заплатить налоги.

Если работник при отправке забыл указать назначение или указал его не до конца, бухгалтер может отправить в банк к этому внесению пояснительную записку.

Безналичное внесение обычно проходит бесплатно, при взносе наличных через банк может быть комиссия, размер которой нужно заранее узнать в тарифе. Если комиссия есть, руководству необходимо решить, будет ли фирма возмещать работнику эти деньги. Если да —это также следует закрепить в локальных актах. Иначе у организации не будет оснований, чтобы вернуть работнику потраченные им личные деньги.

Примеры

У краткосрочного кредита есть сильные и слабые стороны.

Например, ответственному за бытовую химию сотруднику перевели на карту под отчёт 8000 рублей на покупку бытовой химии для уборки в организации. Он закупил все необходимые товары на 7000 рублей, 1000 осталась неизрасходованной.

Остаток он сдал кассиру вместе с кассовым чеком на покупку.

В бухучёте это будет отражено так:

Если сотрудник задержит возврат или вообще не вернёт оставшиеся у него деньги, то проводки в бухучёте будут такими:

Пример возврата на р/с

Ведущий специалист фирмы был в командировке. Под отчёт ему выдали 15 000 рублей из кассы. После возвращения он отчитался за расходы на 13 500 рублей, а оставшиеся 1500 рублей внёс на р/с организации.