Зачем нужна бизнес-карта для ИП и ООО и как ей пользоваться?

Стоит ли оформлять бизнес-карту? Какие преимущества получит компания, могут ли возникнуть сложности в бухучёте? Отвечаем на частые вопросы и разбираем нюансы использования корпоративных карточек.

Что такое бизнес-карта и кому она нужна

Бизнес-карта работает по той же логике, что и обычная карточка. Это платёжный инструмент в виртуальном формате или на пластиковом носителе, привязанный к банковскому счёту. Выпуском и обслуживанием занимается финансовая организация — банк-эмитент.

С помощью бизнес-карты удобно управлять финансами компании — например, оплачивать товары и услуги контрагентов. Все транзакции отражаются на корпоративном расчётном счёте. Например, при онлайн-оплате картриджей для офисного принтера деньги списываются с р/с юрлица, а покупка вносится в выписку по операциям.

Оформлять корпоративные карточки могут ИП и юридические лица. Такую возможность определяет закон (Положение Банка России от 24.12.2004 № 266-П). Держателями карт являются представители ИП или юрлица — физические лица, уполномоченные распоряжаться финансами организации. Держателями могут быть собственники бизнеса, учредители, руководители, сотрудники.

Виды бизнес-карт

Как и обычные банковские карточки, бизнес-карты бывают следующих видов:

• именные и неименные;
• без физического носителя (виртуальные) и на носителе (пластик, платёжный стикер);
• дебетовые и кредитные.

Бизнес-карты отличаются платёжными системами: «Мир», UnionPay, Visa, Mastercard. Учитывать платёжную систему особенно важно организациям, которые сотрудничают с зарубежными контрагентами или отправляют работников в заграничные командировки.

Какие операции доступны по бизнес-картам

ИП на УСН «Доходы» или патентной системе налогообложения вправе распоряжаться деньгами как угодно, в том числе тратить их на личные нужды. ИП может оплачивать любые товары в магазинах или онлайн, погашать с карточки личные кредиты, платить за квартиру, отпуск, лечение, обучение детей.

Юрлица могут расходовать средства только для бизнес-целей в рамках 115-ФЗ. Например, купить машину для корпоративного использования можно, а для личного — нельзя.

Основные виды операций по корпоративным карточкам:

• оплата покупок — в торговых точках и онлайн;
• оплата услуг подрядчиков, поставщиков, контрагентов;
• оплата расходов сотрудников в деловых поездках и на встречах с клиентами;
• снятие и внесение наличных;
• уплата налогов;
• приём платежей;
• переводы.

Примеры операций по бизнес-картам:

• оплата топлива корпоративного автомобиля;
• командировочные расходы сотрудников;
• заказ компьютеров в офис;
• закупка сырья на производство;
• оплата по договору аренды коммерческих помещений;
• внесение выручки через банкомат;
• продление лицензий на программное обеспечение;
• взаиморасчёты с маркетинговым агентством за рекламу.

Карточка облегчает доступ к финансам, даёт больше свободы и мобильности собственникам бизнеса и сотрудникам организации.

Как бизнес-карта помогает компаниям и предпринимателям

Простой доступ к деньгам

Покупать товары и оплачивать услуги можно в любое время суток семь дней в неделю. Доступ к расчётному счёту не зависит от графика работы компании, загруженности бухгалтера и длительности платёжного дня. Средства списываются мгновенно, расходы подтверждаются СМС-уведомлением и информацией в мобильном приложении.

Снижение нагрузки на бухгалтерию

Без карточки сложнее организовать процесс выдачи денег сотрудникам на рабочие нужды. Например, оформляя командировочные, бухгалтер выполняет следующие шаги:

• получает от сотрудника заявление;
• готовит расходный кассовый ордер по форме № КО-2;
• выдаёт указанную в ордере сумму;
• получает от работника авансовый отчёт;
• возвращает в кассу остаток, если потрачена не вся сумма.

С бизнес-картой первые три шага не нужны. Работник получает карточку один раз и пользуется ею во всех поездках. Факт выдачи можно фиксировать в специальном журнале или подписывать внутренний документ.

После каждой командировки бухгалтер получает от работника отчёт и документы, подтверждающие расходы. При необходимости данные можно сверить с выпиской в мобильном банке.

Самоинкассация

Возможность вносить деньги через банкомат облегчает процесс инкассации. Пример: у компании несколько пунктов продаж, а клиенты и покупатели часто платят наличными. Можно выпустить карточку для каждой торговой точки и проводить самоинкассацию. Не нужно заказывать услуги инкассаторов, ждать машину или ехать в банк, чтобы сдать кеш. Достаточно довезти выручку до ближайшего банкомата и положить на общий расчётный счёт.

Часто задаваемые вопросы о бизнес-картах

Как пользоваться карточкой?

Платёжное средство удобно использовать для мгновенных переводов контрагентам, оплаты онлайн-заказов, услуг подрядчиков, товаров в офлайн-магазинах. Главное, соблюдать запрет на личные траты для юрлиц.

Если корпоративные карты выдаются сотрудникам, стоит ограничить доступ к средствам на счёте. Чтобы работники не тратили слишком много, можно установить максимальную сумму расходов, после достижения которой покупки невозможны.

Как пополнять бизнес-карту?

Способы пополнения зависят от эмитента. Например, в Локо-Банке можно пополнять баланс онлайн-переводом с расчётного счёта или другой карточки, по реквизитам через платёжное поручение, в банкоматах, отделениях Почты России, салонах связи и у других партнёров.

Можно ли снимать наличные с бизнес-карты?

Да, можно. При этом нужно учитывать три фактора:

• комиссию за операцию;
• лимиты на снятие;
• географию пунктов выдачи наличных.

Комиссия и лимиты зависят от эмитента. Например, Локо-Банк взимает от 1% за снятие. Можно обналичивать до 100 000 ₽ в день и до 800 000 ₽ в месяц. Лимит действует на одну карточку, а к одному счёту можно привязать несколько. Значит, если у компании три карточки, возможно снимать до 300 000 ₽ в день и до 2 400 000 ₽ в месяц. Клиенты Локо-Банка могут пользоваться любыми банкоматами по всей России.

Нужны ли первичные документы для бухгалтерского учёта?

ИП на УСН «Доходы» не ведут бухучёт, поэтому хранить квитанции из банкоматов и чеки от поставщиков не нужно.

Юрлица, которые отчитываются о расходах перед налоговой, должны собирать комплект первичной документации в подтверждение бизнес-трат. К первичным документам относятся:

• чеки из банкоматов при внесении и снятии кеша;
• квитанции об оплате товаров и услуг, в том числе на командировочные расходы;
• выписки по карточному счёту;
• авансовые отчёты.

Если поставщик товара или услуги не выдаёт чеки, нужно подписать акт выполненных работ или сдачи-приёмки продукции.

Бывают ли бонусы или кешбэк по бизнес-картам?

Набор привилегий зависит от конкретного банка. Например, Локо-Банк возвращает на счёт 1% от расходов по карточке. Так как вознаграждение зачисляется на корпоративный р/с, получателем кешбэка является юрлицо, которое учитывается в составе налогооблагаемых доходов (по дебету счёта 55 и кредиту счёта 91-1).

Как выбрать выгодную бизнес-карту?

Условия обслуживания назначает банк. При выборе тарифа стоит обращать внимание на следующие параметры:

• стоимость годового обслуживания, мобильного приложения, интернет-банкинга;
• ежедневные и ежемесячные лимиты;
• комиссии за снятие наличных;
• кешбэк и программы лояльности.

Как получить бизнес-карту?

Некоторые эмитенты предлагают бесплатное оформление при открытии расчётного счёта или регистрации компании. Например, в Локо-Банке можно бесплатно зарегистрировать ИП или ООО без посещения налоговой, при этом получить расчётный счёт с обслуживанием 0 ₽ и карту либо платёжный стикер, чтобы оплачивать покупки бесконтактным способом.