Учет корпоративной карты

Корпоративная банковская карта является собственностью организации и выдается ее сотрудникам. Она привязывается к расчетному или специальному обособленному счету и предназначается для проведения оплаты расходов, обусловленных хозяйственной деятельностью предприятия.

Бухучет по корпоративной карте

Существуют две категории бизнес-карт, которые банк оформляет для юридических лиц и ИП. Это обуславливает специфику бухгалтерского учета корпоративной карты и контроля расходов по ней. К первой категории относится «пластик», прикрепленный непосредственно к расчетному счету компании. В данном случае операции по р/с выполняются напрямую. Движение финансов здесь находит отражение на бухгалтерском счете 51.

Во вторую категорию входят бизнес-карты, которые открываются на отдельный счет. Они не имеют привязки к р/с, что отражается на характере движения средств. Вначале деньги организации в необходимом количестве направляются с расчетного на спецсчет, и только потом сотрудник может оперировать ими. Как правило, при учете такой корпоративной карты применяется сч. 55. При этом аналитика осуществляется по каждому обладателю карточки отдельно. Иногда имеет место отражение операций на сч. 51 при условии открытия отдельного субсчета.

Выбор между дебетовыми и кредитными бизнес-картами

Однозначно сказать, какой из этих видов карточек будет лучше в использовании, затруднительно. Все зависит от целей и задач, для которых оформляется «пластик». Основное различие между дебетовыми и кредитными корпоративными картами состоит в том, что в первом случае для расчетов используются собственные деньги компании, а во втором — заемные, принадлежащие банку.

Как правило, корпоративные кредитки выдаются постоянным, проверенным клиентам банка. Удобство карт в том, что они дают возможность направлять деньги компании в бизнес, а для текущих нужд использовать заемные средства в рамках индивидуально установленного лимита.

В свою очередь, дебетовые бизнес-карты также имеют свои преимущества. В частности, они пользуются большой популярностью у юридических лиц, потому что позволяют устанавливать расходные лимиты для сотрудников предприятия. Это дает возможность избежать повышенных процентов.

Условия работы по бизнес-картам для юридических лиц

В общих чертах принцип учета корпоративных карт организациями выглядит следующим образом:

• руководство компании издает положение, в котором утверждается перечень лиц, имеющих право работать с карточкой;
• указанные в приказе сотрудники подают заявку на получение «пластика»;
• бухгалтерия для учета корпоративных карт оформляет журнал их приема и выдачи. В нем фиксируются лимиты финансовых средств и допустимые области их применения;
• владелец счета, к которому привязаны карты, получает каждый месяц отчет от банка по движению средств;
• пользователи «пластика» отчитываются перед работодателем по расходным операциям на предмет целевого использования денег компании.

Виды отчетности по расходам с корпоративной карты

По общим правилам для обоснования трат подотчетных средств требуется предоставление соответствующих документов. Это могут быть кассовые чеки, накладные, квитанции и так далее. Если расчет проводился чрез банкомат, такой чек тоже передается в бухгалтерию. Хотя сам по себе он не указывает на целевое использование денег, а лишь фиксирует их выдачу под отчет. Также пригодится банковская выписка, в которой операции и суммы соответствуют указанным в квитанции.

Как вести учет расходов по бизнес-карте?

Поскольку корпоративная карточка является собственностью банка-эмитента, в бухучете хозяйствующего субъекта она не отражается. Списание средств осуществляется в дату поступления банковской выписки. В случае оплаты карточкой или при снятии наличных движение денег отражается по дебету 71 и кредиту 51. Суммы, потраченные при оплате через банкоматы, через кассу предприятия не проводятся. То же касается наличных, снятых с карт-счета.