Обеспечительный платеж

Ситуации в деловых отношениях бывают разные, и может случиться такое, что вашей компании придется переехать из арендуемого офиса на новое место работы. В случае, когда договор с арендодателем предусматривал такой вид гарантии, как обеспечительный платеж, вы наверняка захотите вернуть средства. Ведь редко бывает так, что за время эксплуатации помещение пришло в полную негодность и не подлежит ремонту.

Но часто возникают ситуации, когда владелец недвижимости решает оставить залоговые деньги себе. Поэтому необходимо подробнее узнать о способах их возврата и нюансах, на которые стоит обратить внимание.

Суть страхового платежа

При въезде арендатора в помещение указанная сумма средств предоставляется арендодателю в виде денежного залога. Можно встретить и другие его названия – страховой депозит или гарантийный платеж.

Это своеобразная финансовая страховка арендодателя на случай того, что с помещением, техникой или мебелью что-то произойдет по вине арендатора. И если будет доказано, что офис затопили представители арендатора, с этого денежного залога будут возмещаться убытки.

Но часто реальных причин для невозврата средств не находится, и тогда арендодатель начинает придумывать ситуации, которые не имели места. Судебная практика показывает, что достаточно высок процент случаев, когда арендатору приходится обращаться для возврата гарантийного платежа в судебные инстанции.

Нормы действующего законодательства

Можно выделить несколько связанных с обеспечительными платежами определений, которыми описываются в ст. 381.1 ГК РФ:

• обязанность возмещения убытков или уплаты неустойки при нарушении условий договора по соглашению сторон может быть обеспечена внесением одной из сторон в пользу другой фиксированной денежной суммы;
• в качестве залога может выступать обстоятельство, которое возникнет в будущем;
• при наступлении предусмотренных договором обязательств весь внесенный арендодателю страховой платеж засчитывается в счет исполнения обязательств;
• при не наступлении в оговоренный срок указанных договором обстоятельств вся сумма обеспечительного платежа подлежит возврату, если иная схема развития событий не предусмотрена условиями договора;
• в соглашении сторон могут быть указаны обстоятельства, при наступлении которых соответствующая сторона будет обязана частично вернуть или дополнительно внести страховой депозит.

Если подробно рассмотреть нормы, указанные в соответствующих статьях ГК РФ, выяснится, что специальных требований к страховому платежу нет. На это указывают словосочетания «если иное не предусмотрено» и «может быть». Таким образом, все условия по внесению и выплате этой обязательной суммы стороны должны оговорить и зафиксировать в договоре самостоятельно. Все пункты, по которым были найдены компромиссы, обязательно необходимо указать в документе.

Одним из частных случаев возвращения страхового залога является его невозврат в качестве арендной платы за определенный период. Например, компания снимала помещение и перед въездом в офис оставила обеспечительный залог в размере арендной платы за 2 месяца. Как только фирма приняла решение о выезде из арендуемых помещений, владелец предупреждается об этом за 2 месяца. В итоге компания больше ничего не обязана платить арендодателю, а он не будет возвращать страховой депозит по окончании сотрудничества.

Закон не устанавливает норм, по которым во взаимоотношениях между арендатором и владельцем помещения обязательно должен присутствовать обеспечительный залог. При возникновении строительных проблем в офисе по вине арендатора возмещение убытков можно востребовать в судебном порядке. Однако, как показывает практика, судебные органы не всегда становятся на сторону арендодателя.

Причины возникновения сложностей с возвратом средств

В большинстве случаев внесенные арендатором средства пускаются владельцем помещения в оборот или тратятся на иные цели. В связи с этим арендодатель может умышленно искать причины, по которым возвращать страховой депозит не придется.

Список наиболее часто встречающихся предлогов:

• компания-арендатор уже фактически покинула помещение, но письменно данный факт зафиксирован не был. Так как по документам офис все еще снимается, арендодатель вправе требовать плату за данный период, которая вычитается из страхового депозита.
• нарушение одного из пунктов договора арендатором. Например, проведение изменений в планировке помещения без предупреждения владельца. Но это работает только в том случае, если в договоре было указано соответствующее требование – не менять существующую планировку без согласия арендодателя. Владелец часто оставляет себе сумму обеспечительного залога в качестве штрафа, даже если была заменена входная дверь в офис или установлены временные пластиковые перегородки.
• дополнительный износ техники или основных фондов. К распространенным причинам, по которым арендодатель предъявляет подобные финансовые претензии, относится появление новых трещин в стенах, вытертый ламинат, переставший работать кондиционер и пр. В таких ситуациях владелец может сослаться на то, что депозитные средства будут потрачены на проведение ремонта.

Способы борьбы с нечестными арендодателями

Вернуть страховой депозит во многих случаях реально. Но обязательным требованием является письменная фиксация всех положений об обеспечительном платеже в договоре.

Условия возврата средств

Как правило, в стандартных договорах аренды обеспечительный платеж описывается общими фразами. Например: «по окончании действия договора арендодатель обязан выплатить арендатору оговоренную страховую сумму, но если по вине арендатора были понесены убытки, страховой депозит уменьшается на сумму их возмещения». Это достаточно общая формулировка, которую владелец офисного или иного помещения может трактовать полностью в свою пользу.

Специалисты советуют несколько изменить условия типовых договоров аренды, чтобы формулировка выглядела так: «Арендодатель обязуется вернуть обеспечительную сумму в течение 5 дней с момента прекращения действия договора, в том числе, и в случае его досрочного расторжения». Второй вариант — «Арендодатель обязан зачесть обеспечительный платеж в счет арендной платы за последний месяц эксплуатации помещения по требованию арендатора».

Виды описания помещения

Компания, снимающая помещение, должна вернуть его арендодателю в таком же виде, в котором принимала перед началом использования (на момент заключения договора), но с учетом износа. Данное требование описано в ст. 622 ГК РФ. Поэтому особенно важно описать все характеристики помещения, которые имеют место до начала эксплуатации. В противном случае у арендодателя будут все предпосылки, чтобы утверждать собственные условия.

Подробное описание арендуемого помещения должно быть зафиксировано в акте осмотра, который составляется в свободной форме. Главное – чтобы там были указаны участники, дата проводимого мероприятия, адрес офиса и все замечания, которые были выявлены в процессе осмотра. Оптимальный вариант — прикрепить к данному документу фотографии выявленных недостатков.

Не торопитесь при проведении осмотра, т.к. все незамеченные проблемы могут превратиться для вас в финансовые затраты в будущем. А значит, сразу указывать, что «помещение находится в удовлетворительном состоянии», не стоит.

К таким характеристикам, которые стоит зафиксировать в акте осмотра, относятся следующие моменты:

• «окно закрывается неплотно, требует нажима и приподнятия»;
• «возле входной двери ламинат на 3 см отходит от плинтуса»;
• «при работе кондиционера слышен посторонний шум»;
• «правая створка окна не укомплектована ручкой»;
• «на стене, слева от окна, обнаружены подтеки на высоте 40 см от пола»;
• «под подоконником начинается трещина, которая уходит в пол»;
• «на правой от входной двери стене полностью отсутствует верхний плинтус» и пр.

Не менее подробно необходимо описать и состояние техники, которой вы собираетесь пользоваться, а также мебели, которая присутствует в офисе. И если на этапе осмотра находятся недостатки — сразу фотографируйте их. Даже если арендодатель утверждает, что на такие мелкие детали, которые свидетельствуют об износе, впоследствии никто не будет обращать внимание, перестрахуйтесь. Ведь когда договор аренды закончит свое действие, все эти признаки «естественного износа» могут быть записаны на ваш счет.

Поэтому ваша основная задача – не только найти и зафиксировать все недостатки помещения, мебели или техники в акте осмотра, но и добиться того, чтобы арендодатель или его представитель этот акт подписали. Таким образом вы максимально обезопасите себя от потери обеспечительного залога.

Пункт о проведении ремонта в договоре

Представьте такую ситуацию – вы вносите обеспечительный платеж и снимаете помещение большой площади, в котором не только проводите за свой счет косметический ремонт, но и вносите незначительные изменения в планировку. Например, меняете входные двери, устанавливаете несколько новых окон и временных перегородок. А после окончания договора аренды выясняете, что арендодатель не согласен с внесенными изменениями и хочет в качестве штрафа оставить ваш страховой платеж себе. В такой ситуации владелец офиса будет прав, даже если в результате проведенного ремонта помещение только выиграло.

Чтобы в данной ситуации не пострадали интересы арендодателя, следует получать письменное разрешение на все проводимые мероприятия от арендодателя. Известно много случаев, когда фирму-арендатора заставляли в конце срока эксплуатации помещения возвращать его в тот вид, который указан в официальной планировке. В противном случае хозяин забирал обеспечительный платеж.

Все вносимые изменения достаточно просто зафиксировать документально – оформляйте разрешение на каждый ремонт и указывайте все пункты проводимых операций в письменном виде:

• адрес помещения;
• номер договора;
• схему ремонта и план проводимых работ.

Кроме того, данный документ обязательно должен быть подписан как арендатором, так и арендодателем.

Возможность досрочного расторжения договора

Обязательно стоит изучить возможность досрочного переезда и внести соответствующие пункты о расторжении соглашения аренды в договор. Ведь при отсутствии условий для временного переезда арендодатель вправе оставить залоговый платеж у себя.

В ст. 620 ГК РФ указаны некоторые законные причины для досрочного расторжения договора:

• арендодатель не был уведомлен о каких-либо недостатках помещения, которые были выявлены в процессе эксплуатации;
• арендодатель предпринимает действия, мешающие использовать данное помещение в целях аренды;
• помещение находится в непригодном к использованию состоянии, но в этом нет вины арендатора;
• по условиям договора, арендодатель был обязан провести капитальный ремонт, но своевременно не выполнил свои обязательства.

Если вы находитесь только на этапе заключения договора аренды, предложите владельцу офиса внести в документ пункт о том, что арендатор вправе отказаться от условий данного договора в одностороннем порядке, если арендодатель будет предупрежден об этом за 2 месяца.

Акт приема-передачи помещения

Перед тем, как фирма-арендатор соберется покинуть снимаемое помещение, обе стороны должны подписать еще один важный документ – акт приемки. Ведь пока представитель владельца не осмотрел офис и не подписал данный акт, срок действия аренды не закончен. Следовательно, арендатор обязан оплачивать аренду за все дни вплоть до числа, которое будет указано в акте приемки, даже если уже давно вывез все вещи и оргтехнику.

Следует помнить, что некоторые недобросовестные арендодатели искусственно продлевают сроки аренды, все время откладывая процедуру осмотра по причине отъезда или болезни. Либо владелец отказывается подписывать документы, предъявляя требование провести ремонт помещения.

Часто в таких ситуациях арендаторы решают не терять драгоценного времени и съезжают, не подписывая акта приемки. Но в данном случае ваша фирма так и продолжит числиться арендатором, поэтому ей придется оплачивать аренду помещения, а при отказе – выплатить штраф за задержку денег.

Как вести себя в данной ситуации арендатору

Необходимо еще до начала пользования офисом добавить в договор пункт, который будет гласить следующее: «Арендатор обязан принять помещение у арендодателя по акту приема-передачи». Соответственно, в такой ситуации даже ненадлежащее состояние офиса не сможет считаться причиной, чтобы не подписывать акт приема-передачи. И так как обе стороны описывают состояние помещения в акте осмотра, а он, в свою очередь, становится частью акта приема-передачи, арендодатель не сможет уклоняться от его подписания. В этом случае арендатор имеет право подписать документ в одностороннем порядке, что является законным основанием для прекращения аренды.

Еще одним способом не допустить искусственной задержки является письменное приглашение арендодателя на осмотр. Если далее возникнет необходимость участвовать в судебном разбирательстве, у арендатора будут доказательства того, что владелец знал о предстоящем осмотре. Для этого приглашение отправляется курьером или заказным письмом, чтобы получить подпись получившей его стороны.

Оценить состояние офисного помещения могут и независимые эксперты, которых вправе пригласить арендатор. Специалисты смогут составить заключение о том, какой тип износа является естественным, а какие неисправности или проблемы появились вследствие эксплуатации офиса арендатором. И даже если эксперт найдет изменения, появившиеся по вине арендующей стороны, вы сможете подтвердить, что фирма пыталась покинуть помещение в указанные в договоре сроки.

Действующее законодательство не ограничивает стороны договора от того, чтобы соединить акт приема-передачи помещения и акт осмотра. Главное требование – чтобы в одном из документов было указано, что арендодатель произвел прием помещения, которое освободил арендатор.

При отсутствии арендодателя в момент осмотра офиса независимым экспертом документ могут подписать специалист и арендатор. Затем его можно отправить арендодателю курьером или заказным письмом, чтобы зафиксировать факт получения документа.

Возврат обеспечительного платежа

После того, как вы покинули арендуемое помещение, следует напомнить арендатору о необходимости возврата страхового депозита. Это можно сделать устно и по электронной почте. Если реакции не последовало, воспользуйтесь услугами курьерской службы или почтовой доставки. В случае, если арендодатель отказывается возвращать средства, будьте готовы обратиться за защитой интересов в суд.

Для этого необходимо подготовить следующие документы:

• выписки со счета компании, которые будут подтверждать факт своевременной оплаты аренды;
• договор об аренде офиса;
• письменное согласие арендодателя, если за время аренды был произведен ремонт;
• приглашение на осмотр помещения и письменное подтверждение отправки документа;
• акты осмотров офиса, проводимых как до начала аренды, так и после ее окончания;
• подтверждение отправки и получения акта, если арендодатель отказался его подписывать или не присутствовал при проведении осмотра;
• заключение независимого эксперта;
• копию предупреждения арендодателя о том, что фирма выезжает из помещения;
• письменное требование о возврате обеспечительного платежа.