Скан договора – законный документ?

Законны ли сканированные копии документов?

Согласно Гражданскому кодексу РФ, все договоры должны заключаться в письменном виде – то есть через подписанные всеми сторонами документы. Устные сделки законными не являются.

Закон предписывает некоторым видам сделок обязательное бумажное оформление. Это касается тех случаев, когда необходимо нотариально заверить сделку, и когда договор нуждается в госрегистрации. Как правило, в сделках с недвижимым имуществом. То есть в этих случаях электронные копии документов не подойдут. Они должны быть подписаны обеими сторонами лично, даже если речь идет о разных городах или странах.

В остальных случаях закон не требует личных подписей руководителей или уполномоченных сотрудников, поэтому можно подписать документ одной стороной, отсканировать и выслать через интернет.

ГК РФ не запрещает обмен документами посредством электронной почты или факса, однако есть два принципиальных момента:

• необходимо иметь доказательства принадлежности данной электронной почты одной из сторон, заключающей договор. То есть в случае суда компании придется доказать, что это корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;
• документ должен продолжать храниться в электронном виде (например, в облаке, в электронной почте или на жестком диске).

Многие фирмы годами отправляют друг другу сканированные копии договоров, расплачиваются по ним и не задаются вопросами законности электронного документообмена, пока у кого-то из партнеров не возникают какие-либо претензии. Но если дело дойдет до суда, одной из сторон придется доказывать, что и сканированный договор обладает такой же юридической силой, как его бумажный собрат.

Как доказать законность документа

Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. При этом электронную подпись будет необходимо купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.

Во-первых, в документе должна присутствовать примерно следующая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».

Во-вторых, договор необходимо дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».

После включения этих пунктов в договор, электронной подписью становится сам адрес электронной почты. Именно поэтому передавать логин и пароль от почты никому категорически нельзя. Почему это важно? Потому что партнер, который уже дошел до суда, вполне может заявить, что данный электронный ящик мог кто-то взломать. Или, к примеру, сказать, что этой почтой пользовались неизвестные лица. По-хорошему электронные адреса для документооборота необходимо обозначить в реквизитах обеих сторон и пересылать все документы нужно будет именно на эти электронные адреса.

Зачем компании нужен свой домен?

Судебная практика показывает, что большее доверие вызывают те электронные ящики, которые зарегистрированы на домен компании. Такие как 123@rbt.ru или 123@gromimolniya.ru. К общедоступным адресам типа 123@mail.ru, 123@yandex.ru или 123@rambler.ru доверия меньше.

Покупка домена – стандартная процедура, когда фирма подписывает договор с продавцом таких платформ, и после домен официально принадлежит только этой компании. Работать в такой почте смогут исключительно сотрудники данной фирмы. Есть примеры судебных разбирательств, когда суд подтвердил правомерность переписки, которая велась с доменов компании, причем не обязательно через те электронные адреса, которые были указаны в договоре. Тот факт, что переписка велась с электронных ящиков одного доменного имени и подтвердил, что документы отправляли сотрудники одной компании, а значит договор считается заключенным. В этой ситуации советуем проверять только один момент – сотрудник, отправляющий и подписывающий договор, все же должен иметь соответствующие полномочия (быть руководителем или работать по доверенности).

Конечно, покупка собственного домена – хорошее решение для крупных и средних компаний. А что делать небольшим фирмам? Судебная практика богата разбирательствами, решенными в пользу тех фирм, которые обменивались документами по общедоступной почте. Но в таких случаях компании очень сложно доказать, что с общей почты переписку вел тот, кто уполномочен работать с документами. Поэтому мы все-таки рекомендуем приобрести собственный домен.



Что делать, если в договоре, например, условий об электронном обмене документами нет, а проблема возникла именно сейчас? И когда договор точно признают заключенным?

Согласно ГК РФкомпания не имеет права признавать договор незаключенным, если до этого эта фирма принимала исполнение договора. И такие разбирательства уже были в судах. Например, одна компания оплатила другой половину суммы по договору, а вторую переводить отказалась. Суд постановил – раз предоплата была, значит и договор был заключен. К слову, Верховный суд разъяснил, что договор признается заключенным в следующих случаях:

• когда компании переписывались в отношении какой-то сделки, обсуждали детали, высылали примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ и т.д.;;
• когда фирмы частично или полностью оплачивали суммы по сделке;
• когда сотрудники компаний подписывали акты, протоколы, согласования, и т.д.;
• когда партнеры заключали сопутствующие сделки;
• когда компании просили об отсрочке платежа.

В целом можно сказать, что компании вели работу по данной сделке. Причем доказательства об этой работе имеются – это не только сами документы по сделке, но и переведенные деньги, и письма. Есть в судебной практике и такие дела, где суд, даже невзирая на неподписанный договор, признавал сделку законной, потому что по договору была совершена предоплата.

Таким образом, работать по сканам документов вполне законно. Определенные риски есть в случаях, когда в договор не внесен пункт о приравнивании электронных документов к бумажным, когда у компании нет своего домена, или когда документооборот ведет сотрудник, у которого нет доверенности на подписание данных документов.