Виды и требования к электронным документам

Что говорится в законе об электронных документах

Согласно ФЗ №149 от 27.07.2006 года, электронным документом (ЭД) является информация в цифровом формате, которую можно открыть с помощью компьютера и передать телекоммуникационными каналами связи. Он имеет полную юридическую силу и аналогичен бумажным экземплярам, подписям и печатям в них. В каждом ЭД есть реквизиты, с помощью которых можно определить его подлинность.

Почти любая документация может быть оформлена в цифровом формате, но есть исключения. С помощью ЭД можно работать с бумагами внутри компании, обмениваться документами с контрагентами и госорганами.

Виды электронных документов и их требования

Есть несколько разновидностей ЭД, которые чаще всего используются организациями и предпринимателями. Разберём основные виды.

Контракты, договоры, соглашения

Зарегистрированные организации и ИП могут заключать ЭД. Открыть бизнес можно бесплатно через Локо-Банк за 72 часа. Есть два рекомендованных налоговой формата: стандартный PDF и цифровой XML.

Выбор формата для бизнеса зависит от потребностей компании и объёма её документооборота. С помощью цифровых методов появляется больше возможностей для аналитики и структурирования.

Для подписания этих видов бумаг есть три типа подписей:

• ПЭП — простая и незащищённая;
• НЭП — неквалифицированная, со средней степенью защиты;
• КЭП — наиболее защищённая и усиленная средствами шифрования.

Какую из них выбрать — зависит от договорённостей, а также объёма документооборота с контрагентами. Например, для подписания только первичных бланков можно использовать ПЭП, а для счетов-фактур подойдёт только подпись КЭП. Чтобы выбранный вариант был юридическим аналогом личной подписи, нужно составить соглашение об использовании конкретной подписи.

Для взаимодействия с физическими лицами достаточно ПЭП во всех сферах, если иное не прописано в договоре.

Первичный учёт

Эти бумаги также можно вести, пересылать, подписывать в электронном виде. Налоговой постепенно разрабатываются цифровые форматы и формы для них. По состоянию на январь 2024 года уже есть форматы для таких типов:

• акт выполненных или о приёмке работ;
• счёт-фактура;
• товарная накладная;
• УПД и УКД.

Также готовятся формы для оферты, счёта на оплату, расходной накладной.

Отчёты

Разные ведомства постепенно переходят на электронный документооборот (ЭДО). Например, бухгалтерскую отчётность сейчас можно отправлять в налоговую в электронном формате. Это намного проще и быстрее, чем при подготовке бумажных аналогов.

Налоговую отчётность почти все компании отправляют в электронном виде. Бумажный формат остался для организаций и ИП, которые пользуются режимами УСН и ЕСХН и со штатом до 100 человек.

Отдельные виды отчётности можно предоставлять исключительно в цифровом формате:

• декларация НДС;
• расчёты по страховым взносам;
• расчёты 6-НДФЛ;
• персонифицированные сведения о физлицах.

Декларацию необходимо подавать в электронном виде. Остальные виды отчётности нужно подавать электронно, только если в организации трудится больше 10 сотрудников. Обратите внимание: налоговую и бухгалтерскую отчётность можно отправлять через сайт налоговой инспекции.

Всем организациям и большинству ИП требуется расчётный счёт. Его можно открыть в Локо-Банке за несколько минут или также быстро перевести свои счета в Локо-Банк. Подберите тариф, который отвечает потребностям вашего бизнеса, держите все финансовые операции под контролем, собирайте данные для отчёта в несколько кликов.

Процессуальные документы

Практически все бумаги допускается подавать в цифровом виде. Для этого разрабатываются специальные онлайн-сервисы: например, «Госуслуги» для обращений в Верховный Суд РФ и система ГАС «Правосудие» в суды общей юрисдикции.

В большинстве случаев к документам не предъявляются специальные требования. Можно отправлять даже сканы обычных бумажных документов, подписанных от руки. Но есть и исключения: например, если нужно подать ходатайство об аресте имущества, то оно может подаваться только с КЭП.

Кадровые документы

С ноября 2021 года появилось понятие оформления трудовых отношений в ЭДО. Теперь все бумаги, связанные с персоналом, могут быть цифровыми и без бумажных дубликатов. Чтобы начать работать с электронным документооборотом, нужно только подключиться к ЭДО.

Требования к документам в электронном виде

Все условия делятся на три категории:

• Общие. Они не отличаются от правил, в соответствии с которыми составляются бумажные варианты. В основном это указания по содержанию, распределению разделов, оформлению.
• Относительно вида и подписи. В зависимости от конкретного типа могут быть разные указания. Например, первичную документацию можно подписать ПЭП, для счёта-фактуры нужен КЭП. Соблюдение этого условия превращает файл в юридически значимый документ.
• Особые требования. Составляются для определённых видов документов и описывают условия создания, передачи, обработки, хранения. Их можно найти в специальных нормативных актах, где представлены ограничения или дополнительные возможности действия бумаг.

Также требования могут зависеть от места назначения, для которого они были созданы. Например, при взаимодействии с контрагентом требования зависят от договорённостей с каждой компанией, а при подаче в Верховный суд утверждён порядок, форматы и даже наименования, в которых должны быть файлы при отправке.

Также есть условия, которые желательно соблюдать при ведении ЭДО, создании и отправке документации в цифровом формате:

• общие — форма и содержание должны соответствовать бумажным аналогам;
• формат — PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF;
• размер — рекомендуется не больше 30 Мб;
• каждый файл — отдельный документ, который доступен для работы, не содержит внедрённые сценарии на языке JavaScript.

Требования к документам в электронном виде

Все условия делятся на три категории:

• Общие. Они не отличаются от правил, в соответствии с которыми составляются бумажные варианты. В основном это указания по содержанию, распределению разделов, оформлению.
• Относительно вида и подписи. В зависимости от конкретного типа могут быть разные указания. Например, первичную документацию можно подписать ПЭП, для счёта-фактуры нужен КЭП. Соблюдение этого условия превращает файл в юридически значимый документ.
• Особые требования. Составляются для определённых видов документов и описывают условия создания, передачи, обработки, хранения. Их можно найти в специальных нормативных актах, где представлены ограничения или дополнительные возможности действия бумаг.

Также требования могут зависеть от места назначения, для которого они были созданы. Например, при взаимодействии с контрагентом требования зависят от договорённостей с каждой компанией, а при подаче в Верховный суд утверждён порядок, форматы и даже наименования, в которых должны быть файлы при отправке.

Также есть условия, которые желательно соблюдать при ведении ЭДО, создании и отправке документации в цифровом формате:

• общие — форма и содержание должны соответствовать бумажным аналогам;
• формат — PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF;
• размер — рекомендуется не больше 30 Мб;
• каждый файл — отдельный документ, который доступен для работы, не содержит внедрённые сценарии на языке JavaScript.

Для большинства организаций достоинства применения ЭДО значительно превышают недостатки. Внедрение электронного документооборота значительно упрощает обмен с компаниями и госорганами, позволяет держать под контролем абсолютно весь пакет бумаг фирмы, ускорять поиск нужной документации. С таким подходом можно оптимизировать рабочее время сотрудников и перенаправить его на более важные задачи, чем содержание бумажного архива.

Чтобы принять правильное решение, также нужно оценить объёмы работы с бумагами в вашей организации. Например, если у вас проходит всего пара договоров в месяц, подключение системы не имеет смысла. А если фирма ведёт активный внутренний и внешний документооборот, то цифровой формат станет отличным решением.